Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo je správcem vašich údajů

Správcem osobních údajů je společnost Albion Accounting s.r.o., se sídlem Bolzanova 1615/1, 110 00 Praha 1, IČO: 09707271, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 340549 („my“). Albion Accounting s.r.o. je dceřinou společností britské účetní firmy Sunshine Accounting Services Ltd.

S jakýmkoli dotazem k ochraně osobních údajů se na nás můžete obrátit e-mailem na info@albionaccounting.cz nebo písemně na adrese našeho sídla.

2. Jaké údaje zpracováváme

Když nás kontaktujete prostřednictvím formuláře na webu, e-mailem nebo telefonicky, zpracováváme vaše jméno a příjmení, název firmy, telefonní číslo, e-mail a obsah vaší zprávy.

Pokud se stanete naším klientem, zpracováváme také údaje potřebné k poskytování služeb a plnění zákonných povinností, zejména identifikační údaje a kopii dokladu totožnosti, kontaktní údaje, daňová a identifikační čísla (například DIČ, UTR nebo National Insurance number), účetní a daňové podklady, bankovní výpisy a údaje potřebné pro zpracování mezd.

Při vedení účetnictví a mezd pro klienty zpracováváme také osobní údaje jejich zaměstnanců, zákazníků a dodavatelů. V takovém případě jsme zpravidla v roli zpracovatele a správcem těchto údajů je náš klient.

3. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

• Odpověď na váš dotaz a příprava nabídky – zpracování je nezbytné pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost a je v našem oprávněném zájmu vám odpovědět (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR).
• Poskytování účetních, daňových a mzdových služeb – zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy s vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Plnění zákonných povinností – například identifikace a kontrola klienta podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, archivace dokladů a podávání přiznání a hlášení českým a britským úřadům (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
• Ochrana našich právních nároků – v našem oprávněném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Vaše údaje nepoužíváme k automatizovanému rozhodování ani profilování a nikdy je neprodáváme.

4. Komu údaje předáváme

• Sunshine Accounting Services Ltd (Spojené království), naší mateřské společnosti, pokud se podílí na poskytování vašich služeb, zejména u britské agendy.
• Úřadům, například HMRC a Companies House ve Spojeném království nebo finančním úřadům, České správě sociálního zabezpečení a zdravotním pojišťovnám v České republice, pokud to vyžaduje zákon nebo váš pokyn.
• Prověřeným dodavatelům, kteří pro nás údaje zpracovávají, například poskytovatelům účetního softwaru, e-mailu, cloudového úložiště, webhostingu (Cloudflare) a kontaktního formuláře (Web3Forms, který nám přeposílá zprávy odeslané formulářem na webu). Smějí je použít pouze k poskytování svých služeb nám.
• Našim poradcům a pojišťovně, například právníkům nebo auditorům, pokud je to nezbytné.

5. Předávání údajů mimo Evropskou unii

Část údajů předáváme do Spojeného království, zejména naší mateřské společnosti a britským úřadům. Pro Spojené království vydala Evropská komise rozhodnutí o odpovídající úrovni ochrany osobních údajů. Pokud některý z našich dodavatelů zpracovává údaje v jiné zemi mimo Evropský hospodářský prostor, děje se tak pouze na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.

6. Jak dlouho údaje uchováváme

• Dotazy, které nevedou ke spolupráci: nejvýše 12 měsíců.
• Údaje klientů: po dobu trvání smlouvy a poté po dobu stanovenou právními předpisy, zejména zákonem o účetnictví, zákonem o dani z přidané hodnoty, daňovým řádem a zákonem č. 253/2008 Sb. (údaje z identifikace a kontroly klienta uchováváme 10 let od ukončení obchodního vztahu). Podklady k britské agendě uchováváme také po dobu stanovenou britskými předpisy.
• Údaje potřebné k ochraně právních nároků: po dobu trvání promlčecích lhůt.

7. Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým osobním údajům, na jejich opravu nebo výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost údajů a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Pokud zpracování probíhá na základě vašeho souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat. Některá práva jsou omezena tam, kde nám uchování údajů ukládá zákon.

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na info@albionaccounting.cz. Odpovíme vám bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.

Pokud se domníváte, že s vašimi údaji nezacházíme v souladu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

8. Cookies

Náš web nepoužívá cookies ani analytické či marketingové nástroje. Písma i ostatní soubory webu načítáme z vlastního webu, nikoli od třetích stran.

9. Zabezpečení

Vaše údaje chráníme řízením přístupu, šifrovaným spojením a zabezpečenými cloudovými službami. Přístup k nim mají pouze osoby, které je potřebují k výkonu své práce a jsou vázány mlčenlivostí.

10. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme průběžně aktualizovat. Aktuální verze je vždy zveřejněna na této stránce.